Cotação de compras: três erros que encarecem cada pedido

Em empresas que compram material com frequência, uma diferença de poucos pontos percentuais no preço médio decide a margem do ano. E boa parte dessa diferença não vem de negociação dura: vem de processo.

1. Comprar sem requisição

Quando o pedido chega por mensagem, some o registro de quem pediu, para qual projeto e com qual prazo. Sem isso, não há como cobrar planejamento de ninguém, e a compra urgente vira regra em vez de exceção.

2. Comparar só o preço

Prazo de entrega, condição de pagamento e histórico de qualidade fazem parte do custo. O fornecedor mais barato que atrasa uma semana pode parar uma frente inteira de trabalho, e aí a economia vira prejuízo.

3. Aprovar sem alçada definida

Sem regra por valor, toda compra vira exceção que passa pelo mesmo gestor. Ele vira gargalo, aprova no automático e a empresa perde justamente o controle que a aprovação deveria dar.

Alçada não existe para desconfiar da equipe: existe para que a decisão fique registrada com quem tinha a informação.

Corrigidos esses três pontos, a cotação deixa de ser corrida contra o relógio e passa a ser comparação tranquila entre opções que você mesmo organizou.